엑셀에서 다른 시트나 파일의 데이터를 기준값으로 빠르게 가져오는 작업은 실무에서 빠질 수 없는 핵심 업무입니다. 사원코드로 인사정보를 가져오거나, 품목코드로 단가를 조회하는 등 "키 값으로 정보를 붙이는" 작업은 거의 매일 반복됩니다. 이런 업무에 가장 많이 사용하는 함수가 바로 VLOOKUP, XLOOKUP, INDEX/MATCH 입니다. 2025년 기준으로 각 함수의 특징, 사용 시점, 최신 팁까지 정리해봤습니다.
1. VLOOKUP - 실무의 기본, 하지만 한계도 있다
VLOOKUP은 엑셀에서 가장 오래된 검색 함수로, 키 값을 기준으로 오른쪽 데이터를 찾아줍니다. 예를 들어, 사원코드를 입력하면 같은 행의 인사정보(이름, 부서, 연락처 등)를 가져올 수 있습니다.
사용 시점
- 사원코드, 품목코드 등 키 값을 기준으로 오른쪽 데이터를 가져올 때
- 단순한 데이터 병합, 참조, 조회 등
기본 구조
- =VLOOKUP(찾을값,참조범위,열번호,일치옵션)
예
- =VLOOKUP(A2,B:C,2,FALSE) → A2 값이 B열에 있으면, 같은 행의 C열 값을 반환
단점
- 찾을값은 참조범위의 가장 왼쪽 열에 있어야 하고, 반환값은 오른쪽에 있어야 합니다.
- 참조범위에 열이 추가/삭제되면 열번호가 틀어질 수 있습니다.
2. XLOOKUP - 가장 추천하는 검색 함수
XLOOKUP은 VLOOKUP의 단점을 보완한 최신 함수로, 찾는범위와 출력범위가 좌우 상관없이 자유롭게 설정 가능합니다. 특히 왼쪽 데이터도 조회할 수 있어 실무에서 훨씬 유용하게 사용할 수 있습니다.
사용 시점
- VLOOKUP과 동일하지만, 왼쪽 데이터도 조회하고 싶을 때
- 복잡한 데이터 병합, 참조, 조회 등
기본 구조
- =VLOOKUP(찾을값, 찾는범위, 출력범위,[오류시반환값], [일치옵션])
예
- =XLOOKUP(A2, B:B, C:C) → A2 값이 B열에 있으면, 같은 행의 C열 값을 반환
장점
- 찾는범위와 출력범위가 자유롭고, 일치옵션 기본값이 정확히 일치라 수식이 간단합니다.
- 실무에서 실수 발생 가능성이 낮고, VLOOKUP보다 사용이 쉽습니다.
3. INDEX/MATCH - 가장 유연한 검색 함수
INDEX/MATCH는 VLOOKUP과 XLOOKUP을 대체할 수 있는 가장 유연한 검색 함수입니다. 찾는 범위와 출력범위가 자유롭고, 대용량 데이터에서도 빠릅니다.
사용 시점
- VLOOKUP이 불가능한 왼쪽 데이터를 조회할 때
- 복잡한 데이터 병합, 참조, 조회 등
기본 구조
- =INDEX(출력범위, MATCH(찾을값, 찾는범위, O))
예
- =INDEX(C:C, MATCH(A2,B:B,O)) → A2 값이 B열에 있으면, 같은 행의 C열 값을 반환
장점
- 가장 유연하고, 대용량 데이터에서도 빠릅니다.
- 실무에서 복잡한 데이터 병합·조회에 필수입니다.
4. 실무에서 자주 쓰는 패턴
사원코드로 인사정보 가져오기
- =XLOOKUP(사원코드, 사원목록!A:A, 사원목록!B:B) → 사원코드가 A열에 있으면, 같은 행의 B열(이름)을 가져옵니다.
품목코드로 단가 조회하기
- =XLOOKUP(품목코드, 품목목록!A:A, 품목목록!C:C)
→ 품목코드가 A열에 있으면, 같은 행의 C열(단가)을 가져옵니다.
복잡한 데이터 병합
- INDEX/MATCH로 여러 시트·파일에서 데이터를 병합할 수 있습니다.
5. 최신 정보
XLOOKUP 우선
- VLOOKUP보다 사용이 간편하고, 왼쪽 데이터도 조회할 수 있어 우선적으로 익히는 것이 좋습니다.
단축키 활용
- fx(함수 마법사) 버튼을 눌러 인수를 쉽게 입력할 수 있습니다.
- 참조범위는 $표시(예:$B$2:$B$100)를 붙여 절대참조로 고정하면 복사할 때 오류가 줄어듭니다.
마무리
엑셀에서 다른 시트나 파일의 데이터를 빠르게 찾고 붙이는건 VLOOKUP, XLOOKUP, INDEX/MATCH 덕분입니다. 사원코드, 품목코드처럼 키 값을 기준으로 원하는 정보를 바로 가져올 수 있어 업무가 훨씬 빨라집니다. XLOOKUP이 가장 쉬우니 이 함수부터 익혀보세요.
처음엔 어렵게 느껴질 수 있지만, 한두 번 연습하면 금방 익숙해집니다. 실제 업무 파일에 적용해 보는 게 가장 빠르게 익히는 방법입니다. 이제는 복잡한 데이터도 손쉽게 찾아서 붙일 수 있으니, 엑셀을 진짜 업무 파트너로 만들어 보세요.