엑셀에서 데이터를 다루다 보면 "조건에 따라 값이 달라져야 하거나", "텍스트를 깔끔하게 정리해야 하는" 상황이 자주 생깁니다. 이런 작업을 도와주는 것이 바로 IF, IFERROR, LEFT/RIGHT, TRIM, CONCATENATE/TEXTJOIN 같은 조건·텍스트 처리 함수입니다. 2025년 현재까지도 실무에서 가장 자주 쓰이는 함수들이며, 전처리와 보고서 작업의 기본이라고 할 수 있습니다.
조건/텍스트 처리 함수가 중요한 이유
엑셀 실무의 핵심은 "엉킨 데이터를 사람이 보기 좋게 다듬는 것"입니다.
점수에 따라 "합격/불합격"을 나누거나
조회 결과가 없을 때 오류 대신 "없음"을 보여주고
코드에서 앞자리만 잘라 쓰거나
붙어 있는 이름/주소를 나누고 합치는 작업 등
이 모든 과정에서 조건/텍스트 처리 함수가 사용됩니다. 이 함수들을 익혀 두면, 같은 데이터를 가지고도 훨씬 더 깔끔한 표와 보고서를 만들 수 있습니다.
1. IF - 조건에 따라 다른 값 표시
언제 사용하는가
IF 함수는 "조건을 검사해서, 참이면 A, 거짓이면 B" 처럼 결과를 둘로 나눠야 할 때 씁니다.
- 80점 이상이면 "합격", 아니면 "불합격"
- 목표 달성률이 100% 이상이면 "달성", 아니면 "미달"
- 재고가 0이면 "품절", 1 이상이면 "판매중" 등
기본 구조와 예시
구조 :
- =IF(조건, 조건이 참일 때, 조건이 거짓일 때)
예시 :
- =IF(B2>=80,"합격","불합격")
- =IF(C2>=1,"판매중","품절")
여기서 조건에는 비교식( >=, >, <, <=, =, <> )이 들어가는 것이 일반적입니다.
실무 활용 팁
- 여러 구간으로 나누고 싶다면 IF를 중첩해서 사용합니다.
→ 예: 90점 이상 "A", 80~89"B", 70~79 "C", 나머지 "D" 등
- 하지만 중첩 IF가 너무 많아지면 관리가 어려우므로, 나중에는 VLOOKUP/XLOOKUP +참조표 방식과 함께 익히면 좋습니다.
2. IFERROR - 보기 싫은 오류를 깔끔하게 처리
언제 사용하는가
엑셀에서 VLOOKUP, 나누기(/), 참조 수식 등을 쓰다 보면 #N/A, #DIV/O!, #VALUE! 같은 오류가 자주 뜹니다.
- 조회할 값이 없을 때
- 분모가 0일 때
- 잘못된 참조가 있을 때 등
보고서나 대시보드에서 이런 오류가 그대로 보이면 가독성이 떨어지고, 사용자가 헷갈리기 쉽습니다. 이럴 때 IFERROR로 "오류가 나면 다른 값으로 바꾸기"를 해 줍니다.
기본 구조와 예시
구조 :
- =IFERROR(수식, 오류일 때 표시할 값)
예시
- =IFERROR(VLOOKUP(A2,참조범위,2,FALSE),"없음") → 조회 실패시 "없음" 표시
- =IFERROR(D2/E2,0) → 분모가 0이어서 오류가 나면 0으로 처리
실무 활용 팁
- 보고용 시트에서는 오류 메시지를 그대로 두지 말고, IFERROR로 "=", "0", "없음" 등으로 바꿔 주면 훨씬 깔끔합니다.
- IF와 달리 IFERROR는 수식 전체를 감싸 오류만 잡아주기 때문에, 복잡한 수식일수록 효과가 큽니다.
3. LEFT/RIGHT - 코드와 텍스트 잘라 쓰기
언제 사용하는가
LEFT, RIGHT 함수는 텍스트의 앞부분 또는 뒷부분을 잘라낼 때 사용합니다.
- 상품코드 앞 2자리만 가져오기 (예: "AB-1234" → "AB")
- 우편번호의 앞 3자리, 뒤 3자리 분리
- 전화번호에서 지역번호, 국번, 뒷자리 분리 등
기본 구조와 예시
- LEFT(텍스트, 가져올 글자 수)
- RIGHT(텍스트, 가져올 글자 수)
예시
- =LEFT(A2,2) → A2의 앞 2글자
- =RIGHT(B2,4) → B2의 마지막 4글자
실무 활용 팁
- 코드 규칙이 일정하다면, "앞 2글자 = 지역", "뒤3글자 = 품목 번호"처럼 나눠서 분석에 활용할 수 있습니다.
- MID 함수까지 함께 쓰면 중간에 있는 글자도 가져올 수 있어, 문자열 구조가 복잡할 때 유용합니다.
4. TRIM - 지저분한 공백 한 번에 정리
언제 사용하는가
외부 시스템에서 데이터를 복사해 오면, 눈에 안 보이는 공백 때문에 정렬·비교·VLOOKUP이 안 되는 경우가 많습니다.
- 앞뒤에 공백이 붙어 있거나
- 단어 사이에 공백이 여러 개 있는 경우
TRIM 함수는 이런 불필요한 공백을 정리하는 데 특화되어 있습니다.
기본 구조와 예시
구조 :
- =TRIM(텍스트)
예시 :
- =TRIM(A2) → A2에서 앞뒤 공백을 없애고, 중간의 여러 공백은 하나로 줄인 결과 반환
실무 활용 팁
- TRIM으로 정리한 결과를 복사 → 붙여넣기(값) 해서 원본을 교체해 두면 이후 작업이 훨씬 수월합니다.
- 공백 문제 때문에 VLOOKUP이 안 맞는 의심이 들면, TRIM과 CLEAN(제어문자 제거)을 같이 고려해 볼 수 있습니다.
5. CONCATENATE/ CONCAT/ TEXTJOIN - 텍스트 합치기
언제 사용하는가
주소, 이름, 코드, 메모 등 여러 셀에 나뉜 내용을 하나로 합쳐야 할 때 씁니다.
- "성" + "이름" → 전체 이름 만들기
- "시/군/구 + 상세 주소" 합치기
- 코드 여러 개를 한 셀에 목록으로 모으기 등
CONCATENATE/ CONCAT
구조 :
- =CONCATENATE(텍스트1, 텍스트2, ...)
- 새 버전에서는 =CONCAT(범위...) 로 더 간단하게 사용 가능
예시
- =CONCATENATE(A2," ",B2) → 성(A2) + 공백 + 이름(B2)
- =CONCAT(A2:B2) → A2와 B2를 그대로 이어 붙이기
TEXTJOIN
TEXTJOIN은 구분자를 지정하고, 빈 셀을 무시할지 선택할 수 있는 최신 텍스트 결합 함수입니다.
구조 :
- =TEXTJOIN(구분자,빈셀무시여부,범위...)
예시
- =TEXTJOIN(",",TRUE,A2:D2) → A2~D2중 값이 있는 셀만 골라","로 이어 붙이기
장점
- 쉼표, 슬래시, 줄바꿈(Alt + Enter)등 원하는 구분자를 자유롭게 넣을 수 있습니다.
- 설문, 응답, 태그 묶기, 품목 목록 만들기 등에서 특히 유용합니다.
6. 단축키 - 조건/텍스트 함수와 궁합 좋은 키
함수를 잘 만들어도, 복사·확장·범위 선택이 느리면 전체 속도가 떨어집니다. 아래 단축키는 조건/텍스트 함수와 함께 자주 쓰입니다.
6-1. 수식 복사/채우기
Ctrl + D
- 바로 위 셀의 수식이나 값을 아래로 복사
- IF, IFERROR, TEXT 함수 등을 한 번에 아래로 쭉 적용할 때 사용
Ctrl + R
- 왼쪽 셀의 수식이나 값을 오른쪽으로 복사
- 가로 방향으로 조건식이나 텍스트 처리 수식을 확장할 때 유용
더블 클릭 자동 채우기
- 셀 오른쪽 아래 모서리(채우기 핸들)를 더블 클릭 → 인접 데이터 범위 끝까지 자동 채우기
6-2. 범위 선택 관련
Ctrl + Shift + 방향키
- 연속된 데이터 끝까지 한 번에 선택
- 긴 목록에 IF/LEFT/RIGHT/CONCATENATE 수식을 적용할 때 매우 유용
이 단축키들에 익숙해지면, 수식 작성 시간보다 "적용/확장" 시간이 훨씬 줄어듭니다.
마무리
엑셀에서 조건과 텍스트를 다루는 함수는 처음엔 조금 낯설 수 있지만, 한 번 익혀 두면 업무 속도가 눈에 띄게 빨라집니다. IF와 IFERROR로 결과를 나누고, 오류를 숨길 수 있고, LEFT·RIGHT·TRIM으로 코드와 글자를 정리하면 지저분한 데이터도 깔끔해집니다. 여기에 CONCAT, TEXTJOIN으로 여러 셀을 한 번에 이어 붙이면 보고서에 들어갈 문장이나 라벨도 쉽게 만들 수 있습니다.
이론을 외우는 것보다, 지금 사용하는 엑셀 파일에 직접 적용해 보는 것이 가장 좋은 공부법일 것입니다. 지금 바로 천천히 시도해보세요.